Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja sen yhteystiedot

Valonverkko ry, Ristiniementie 32-34 L, 02320 Espoo, info(at)valonverkko.org

​

Rekisterin nimi

Jäsen-, luottamushenkilö- ja yhteistyökumppanirekisteri/markkinointirekisteri sekä verkossa toimivan kirpputorin asiakas- ja tilausrekisteri

​

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden tai sopimuksen aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Valonverkko ry:n järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalta myös henkilöryhmäkohtainen kohdennettu suoramarkkinointi. Lisäksi henkilötietojen tarkoitus on yhteydenpito jäseniin, jäsensegmenttien profilointi, palveluiden ja tuotteiden toimittaminen sekä muun Valonverkko ry:n toiminnalle olennaisen tiedon kerääminen. Rekisterin tarkoituksena on myös vastaanottaa tuotetilauksia, joiden perusteella asiakkaalle voidaan toimittaa hänen tilaamansa tuotteet sekä laskuttaa asiakasta näistä tuotteista.

 

Henkilötietojen käsittely perustuu:

1) Valonverkko ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.

2) Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen reksiterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.

3) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.

4) Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.

5) Kirpputorin tuotetilausten yhteydessä tilaajan itsensä sähköisesti verkkosivuilla täyttämäänsä lomakkeeseen.

​

Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään Valonverkko ry:n jäsenten, vapaaehtoisten, luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin, arvontoihin, kilpailuihin ja kirpputorille tai huutokauppoihin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat: henkilön nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), syntymävuosi, verkkoyhteyden IP-osoite, evästeet sivustolta, sijaintitietoja, laskutustiedot, markkinointiviesteihin ja verkkosisältöihin liittyvät käyttäytymistiedot, muut tuotteisiin ja/tai palveluihin liittyvät tiedot. 

Valonverkko ry:n luottamushenkilöiden osalta lisäksi: puheenjohtajuus, toiminnanjohtajuus, sihteeri, talouden/rahastonhoitaja, jäsenasioista vastaava, tiedotusvastaava, koulutusvastaava, hallituksen jäsen ja varajäsen tai muu rooli yhdistyksessä.

Osallistujilta kerättävät tiedot: nimi ja sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero.

​

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot kerätään jäseniltä itseltään ja rekisteröidyiltä itseltään sekä muun muassa www-lomakkeilta, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, jäsentapaamisista ja muista tilanteista, joissa osallistuja luovuttaa tietojaan. Yhteys- ja asiakastietoja voidaan kerätä myös erilaisilla kilpailuilla ja yhdistyksen markkinointikampanjoilla. Valoverkko ry:n verkkosivustot keräävät evästeitä. Rekisteriin voidaan myös päivittää ajankohtaisia henkilötietoja, mitkä saadaan tiedoksi kolmansilta osapuolilta, kuten esimerkiksi Posti Oy. Suoramarkkinointikielto tallennetaan erillisen ilmoituksen perusteella.

​

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteristä ei luovuteta nimi- ja osoitetietoja kolmansille osapuolille suoramarkkinointitarkoituksiin.

Voimme siirtää tai luovuttaa henkilötietoja yhteistyökumppaneillemme, mikäli se on tarpeellista tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin. Tällaisia kumppaneitamme saattavat olla esimerkiksi markkinoinnin kumppanit, tietojärjestelmien kumppanit sekä muut yhteistyökumppanit, kuten koulutusten järjestäjät, tilaajat tai kouluttajat. Tällaisissa tilanteissa henkilötietoja käsitellään voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Voimme myös käyttää kolmansia palveluntarjoajia, kuten maksupalvelujen, perintäpalvelujen ja analytiikkapalvelujen tarjoajia suorittamaan tiettyjä henkilötietojen käsittelyä sisältäviä tehtäviä puolestamme.

Luovutamme tarvittessa henkilötietoja myös tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin, kuten toimivaltaisille viranomaisille ja informoimme tietopyynnöistä aina myös henkilöä itseään, jos se on lain puitteissa sallittua.

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU/ETA-maiden ulkopuolelle.

​

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.

​

Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle osoitteeseen info(at)valonverkko.org. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa henkilölle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Pyrimme kohtuullisin keinoin päivittämään vanhentuneita henkilötietoja ja poistamaan tarpeettomia henkilötietoja.

​

Evästeet

Käytämme verkkosivuillamme evästeitä (cookies) ja muita vastaavia tekniikoita palvellaksemme muun muassa jäseniämme mahdollisimman hyvin. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka voidaan toimittaa käyttäjän päätelaitteelle palvelun välityksellä. Evästeiden avulla keräämme tietoja muun muassa kävijöiden käyttämistä päätelaitteista ja käyttäytymisestä verkkosivuillamme. Evästeiden käytöllä pyrimme kehittämään palveluitamme, käytämme näitä tekniikoita toimintojen toteuttamiseen, personointiin sekä analytiikkaan ja markkinoinnin kohdentamiseen.

Käytämme sivuston analysoinnissa Google Analytics palvelua. Google Analytics on ilmainen verkkosivujen kävijäseurantaan tarkoitettu tietokoneohjelma, jota käytetään www-selaimen välityksellä. Kävijöistä kerätyt tiedot tallennetaan Googlen palvelimelle, josta niistä koottuja tilastoja voidaan tutkia Analytics-ohjelmaan kirjautumalla. Googlelle lähetettävä tieto on anonymisoitua. 

​

Voit halutessasi estää koska tahansa evästeiden käytön osittain tai kokonaan muuttamalla selaimesi asetuksia. Sinulla on myös mahdollisuus poistaa selaimeesi tallennetut evästeet. Huom! Evästeiden käytön estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa verkkosivustomme ja palvelujemme osien tai toimintojen käyttämiseen tai jopa estää ne kokonaan. 

​

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Omien toimintatapojemme ja palveluiden kehityksen sekä läinsäädännön ja tulkintakäytäntöjen mahdollisten muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteeseemme säännöllisesti. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan ehtojen päivityksen yhteydessä verkkosivustollamme. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 10.12.2019.